NGO odróżnia od typowego biznesu nacisk na relacje, niesienie pomocy i wyjście do ludzi.
Niezmiernie ważna jest ta pomoc, nie tylko finansowa. Spotkania „twarzą w twarz”, rozmowy telefoniczne i wsparcie udzielane każdemu z osobna.
Czy to podejście da się ubrać w sztywne ramy oprogramowania?
Co łączy organizację pozarządową z biznesem?
Biznes i 3 sektor
Ngo z biznesem wiele łączy. Koordynacja działań pracowników/wolontariuszy, organizacja wydarzeń, czy przyjmowanie i księgowanie wpłat. Wiele biurowych czynności, powtarzalnych czynności, które trzeba umieć skoordynować. Mnogość danych, które trzeba „gdzieś” bezpiecznie przechowywać.
W tym pomaga CRM. W biznesie i w organizacjach pozarządowych.
Co jest system CRM?
CRM, czyli z angielskiego customer relationship management, to najprościej mówiąc system służący do zarządzania relacjami z klientami. Do tej pory najczęściej spotykany w biznesie, dziś śmiało wkracza do organizacji pozarządowych.
Czym charakteryzuje się CRM w organizacjach pozarządowych?
Systemy crm mają za zadanie porządkować dane o klientach i dbać o budowanie pozytywnych relacji z otoczeniem organizacji. Jeśli do tej pory myślałeś, że crm porządkuje tylko pracę działów sprzedaży i nie sprawdzi się w Trzecim Sektorze – dzisiaj chcę Ci pokazać, że tak nie jest.
Wbrew pozorom, rozwiązania crm w biznesie i w organizacjach pozarządowych realizują bardzo podobne potrzeby.
Zamiast klientów mamy darczyńców, wolontariuszy, Podopiecznych lub po prostu użytkowników organizacji pozarządowych.
Koordynacja działań wolontariuszy i kontakt z darczyńcami, rozliczanie darowizn i 1% to ogromne wyzwanie dla pracowników organizacji non profit. I to nie tylko w czasach pandemii.
Jeśli do tej pory wszystko prowadziłeś „na zeszyt” a do rozliczeń używałeś notatnika i arkusza kalkulacyjnego to pora pójść o krok na przód. Jeśli wszystkie dane o podopiecznym wprowadzałeś ręcznie a prośba księgowych o jakiekolwiek zestawienia przyprawiała Cię o drżenie rąk, to pokażę Ci, jak to zmienić.
Bezboleśnie i bez dodatkowej pomocy informatyka.
Jakie funkcje powinien spełniać crm?
Oprogramowanie, w kontekście funkcjonowania firmy, powinno być maksymalnie dopasowane do jej potrzeb i procesów w niej zachodzących.
Jako przykład kluczowych funkcji możemy podać:
a) bezpieczne logowanie do systemu dla użytkowników;
b) przyjmowanie i rozliczanie darowizn (import pliku MT940, plików csv);
c) przyjmowanie i rozliczanie 1%;
d) planowanie i organizacja eventów;
e) zakładanie i prowadzenie kont Podopiecznych;
f) wysyłka komunikatów do Podopiecznych;
g) dodanie spraw i komentarzy do nich;
h) narzędzia marketingowe;
i) budowanie bazy danych odbiorców;
j) możliwość wyselekcjonowania informacji np. wysłanie zaproszenia na mammografie tylko do pań;
k) prowadzenie kampanii mailingowych z klientami;
l) logowanie i panel dla Podopiecznych – udostępnij informacje wybranym osobom;
m) prowadzenie zbiórek pieniędzy ze stron albo portali;
n) ochrona danych przed ich ujawnieniem;
o) integracje z innymi
Jak widać, pomysłów na funkcjonalności jest dużo. Narzędzia dla ngo proponują różne funkcje, to fundacja powinna się z nimi zapoznać i wybrać system odpowiedni dla siebie.
Jak crm pomaga w dbaniu o relacje?
Dbałość o relacje to bardzo często dbanie o szczegółowe informacje dotyczące konkretnego użytkownika, Wolontariusza, Darczyńcy.
a) pamięć o urodzinach, rocznicy działalności, akcjach, w których ktoś brał udział – nie jesteśmy w stanie o tym pamiętać, o tym przypomni nam oprogramowanie;
b) dodatkowych szkoleniach dla organizacji pozarządowych i przeznaczonych dla Wolontariuszy – dbanie o rozwój pracowników jest niezwykle ważne;
c) dodatkowe podziękowania dla darczyńcy, który wpłaca najwięcej lub najczęściej – to jedna z dodatkowych funkcji oprogramowania;
d) zarządzanie relacjami z klientami – bardzo często organizacje sprzedają produkty i usługi pozyskane od sponsorów;
CRM to technologia pozwalająca gromadzić i analizować dane osób zaangażowanych w pracę fundacji i ich podopiecznych oraz w sposób intuicyjny zarządzać tymi danymi. Pozwala zarządzać
CRM to niejednokrotnie kluczowe narzędzie służące do budowy bazy danych potrzebnych w codziennym funkcjonowaniu placówki.
Systemy crm – czy do wdrożenia potrzebujesz informatyka?
Dostępne systemy crm możemy podzielić na dwie grupy – gotowe i dedykowane.
Systemy gotowe, czyli „pudełkowe” to rozwiązania uniwersalne i wszechstronne. Są przeznaczone dla większej liczby klientów. Nie dają możliwości dostosowania do potrzeb placówki.
Systemy dedykowane, to inaczej systemy szyte na miarę. Ich wygląd i funkcjonalności są dopasowane do oczekiwań klienta. Proces ich wdrożenia jest dłuższy, jednak efekt finalny spełnia potrzeby tego konkretnego klienta. Stworzenie takiego systemu crm jest poprzedzone zaawansowaną analizą potrzeb i odpowiednią specyfikacją.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi – które rozwiązanie jest lepsze?
ngoCRM to system gotowy, jednak z możliwością indywidualnej rozbudowy.
Wiemy, że każda organizacja jest inna i potrzebuje innych funkcjonalności. Robimy wszystko, aby maksymalnie odpowiedzieć na te potrzeby.
Customer relationship management – na co zwrócić uwagę przy wyborze programu?
CRM to oprogramowanie, które zostanie z organizacją na dłużej. Wprowadzona liczba danych, dodatkowe narzędzia, importowane darowizny, tych informacji nie przeniesiemy łatwo do innego systemu. Dlatego podczas wyboru powinniśmy kierować się kilkoma zasadami.
- Wypisać najważniejsze procesy w organizacji i zastanowić się, które z nich można usystematyzować.
- Przeanalizować gromadzone dane i zastanowić się, czy mogą zostać przeniesione do systemu.
- Porozmawiać z zespołem, uzgodnić oczekiwania względem crm-u i zebrać pytania, które warto później zadać osobom wdrażającym oprogramowanie.
Wprowadzenie nowego oprogramowania do organizacji wymaga zaangażowania.
Każda zmiana jest trudna, ale przyczynia się do rozwoju!
Rozwiązania CRM – korzyści dla Twojej organizacji.
- Pełna kontrola nad darowiznami i kosztami w organizacji non profit.
- Własne konta i strony dla Podopiecznych – możliwość integracji ze stroną internetową organizacji.
- Bezpośrednia komunikacja z odbiorcami – wysyłanie wiadomości.
- Możliwość zaimportowania danych Podopiecznych.
- Kontakt z wolontariuszami i darczyńcami.
- Stworzenie bazy danych Podopiecznych, Darczyńców i Wolontariuszy.
- Intuicyjna platforma dla wszystkich szczebli w organizacji.
Przetestuj ngocrm przez 14 dni za darmo i dowiedz się, czy sprawdzi się w Twojej fundacji!
Jeśli będziesz miał pytanie – skontaktuj się z nami!
Uważasz, że nasz poradnik jest wartościowy? Udostępnij go dalej!
Co mówią o naszym rozwiązaniu Organizacje pozarządowe: